WAARDESTROOM IN KAART BRENGEN
DOEL
Door het uitdrukken van de waardestroom wil je in kaart brengen waar in je organisatie, en op welke wijze, je waarde toevoegt voor de klant. Zo weet je waar je de focus op moet leggen, wat belangrijk is om echt aandacht aan te besteden. En kan je herkennen waar er ‘verspilling’ is. Je vertrek hierbij vanuit het product/dienst welk je aan de klant aanbiedt.
Met deze oefening worden alle processen die tot een bepaald product of dienst leiden visueel voorgesteld. Deze visuele en transparante voorstelling helpt om een overzicht te krijgen, over de processen te communiceren, en waar nodig veranderingen aan te brengen.
WERKWIJZE
Doe de oefening met de stakeholders die nauw betrokken zijn bij de verschillende processen
Bepaal voor welk product of dienst je de waardenstroom wil opstellen. Indien de verschillende producten dezelfde processtappen volgen, is het voldoende om één algemene waardenstroom op te stellen.
Neem een groot blad (flipover, brown paper) en post-its
Zet de klant helemaal rechts op het blad
Vertrekkende vanuit het product en de verwachtingen van de klant ga je stap voor stap terug in het proces (van rechts naar links dus)
Kleef per stap een post-it. Geef elke stap de naam van de activiteit die in die stap wordt uitgevoerd.
Stel per stap volgende vragen
Wat gebeurt er in deze stap, welke actie wordt uitgevoerd?
Wie doet dit, hoeveel personen zijn hiervoor nodig?
Wat is er nodig aan grondstoffen, materiaal, andere kosten?
Zijn er éénmalige opstartactiviteiten aan verbonden?
Zijn er investeringen aan verbonden?
Welke actie is er nodig om deze stap goed te laten verlopen? Wat komt hiervoor?
Noteer de antwoorden op aparte post-its die onder de actie gekleefd worden
Mogelijk kom je tijdens de oefening al op ondersteunende activiteiten die bij verschillende of alle processtappen nodig zijn, maar die geen rechtstreekse toegevoegde waarde hebben voor het product/dienst (bvb boekhouding, personeelszaken, directie,…). Deze kunnen als aparte post-its boven of onder de waardenstroom gehangen worden. Ook daar stel je dezelfde vragen.
Eens bovenstaande oefening is afgerond, kunnen de financiële gegevens eenvoudig verzameld worden in een excel-file.
Hiervoor bieden we een excel-format aan waar de informatie eenvoudig kan ingebracht worden.
Hieronder een link naar het blanco formulier en een tweede link met een reeds ingevuld voorbeeld en bijkomende uitleg.
Format berekening waardestroom
Bestand DownloadenIngevuld voorbeeld
Bestand Downloaden
TIPS & TRICKS
Gebruik voor de processtappen één kleur van post-its, voor de bijhorende informatie andere kleuren
Doe deze oefening niet alleen. Betrek voor elke mogelijke processtap een stakeholder.
Met de financiële gegevens van de waardestroom in de excel-file krijg je bijkomende informatie over waar in de procesflow de financiële middelen het best geïnvesteerd worden en waar je kosten kunt besparen zonder aan kwaliteit voor de klant in te boeten. Let wel: de output van deze file is geen Financeel Plan, maar kan wel als basis dienen.
Voorbeelden van een klassiek Financieel Plan vind je onder meer op onderstaande websites:
AXA , KBC , Xerius
VOORBEELD
We nemen als voorbeeld een kokschool voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Er worden praktijkopleidingen gegeven rond koken. De activiteiten worden deels gesubsidieerd door de overheid. De resterende werkingsmiddelen probeert men te halen uit het aanbieden van de bereide gerechten in de bedrijfsrestaurants in de buurt.
Wie is klant?
Mensen met afstand tot de arbeidsmarkt
Bedrijvencentrum
Overheid
Wat is het product/ de dienst?
Opleiding kok
Maaltijden voor bedrijfsrestaurant
In de praktijk kunnen deze twee producten in één waardenstroom voorgesteld worden, aangezien de maaltijden een output zijn van de opleiding.
Hoe starten?
Het gemakkelijkst is om uiterst rechts te beginnen, bij de klant. In dit geval de bedrijven op bedrijventerrein. Van daaruit volg je het pad van het product of de dienst terug naar het begin.
Uiteindelijk kom je tot volgende processtappen:
Sommige processen kunnen niet in een logische stap in de flow gezet worden, omdat ze ondersteunend werken bij meerdere processen. Traditioneel gaat het om boekhouding, IT, HR, administratieve ondersteuning,… Deze processen geef je op het blad apart weer.
Onder elke processtap noteer je op een aparte post-it wat er nodig is om die stap uit te voeren (materiaal, investeringen, FTE’s, grondstoffen,…). Eénmalige opstartkosten vermeld je apart.
Het eindresultaat ziet er als volgt uit:
